suivi de la localisation des employés

Localisation des employés : est-il légal d'utiliser des applications de suivi GPS pendant les heures de travail ?

Tous les employés sur le terrain n'approuvent pas le suivi de localisation en temps réel pendant la journée de travail et le qualifient même d'illégal. Voyons en détail s'il est acceptable ou non de suivre votre personnel de terrain, si vous devez rédiger des documents pour le faire et comment embarquer votre équipe avec le nouvel outil. Localisation du personnel d'un point de vue juridique Le Code du travail ne fait aucune référence explicite à la surveillance de l'emplacement des employés à l'aide d'un logiciel spécial. Cependant, on peut être guidé par la proposition selon laquelle le suivi GPS a lieu dans le cadre des activités d'emploi qui impliquent un suivi des progrès de la part de l'employeur. Légalement, l'employeur est en droit de contrôler les heures effectivement travaillées et de contrôler l'accomplissement des tâches par le personnel. Et c'est exactement ce pour quoi notre application mobile a été conçue. La solution mobile de gestion de la main-d'œuvre agit comme un outil qui remplit les fonctions d'un gestionnaire.

Comment se préparer au suivi de la localisation des employés

La mise en place du nouvel outil n'impliquant pas de nouvelles tâches pour le salarié, il n'est pas nécessaire d'apporter des modifications au contrat de travail ou aux documents internes. Pour éviter toute situation imprévue, il est conseillé d'obtenir le consentement de l'équipe avant de procéder à l'utilisation d'un logiciel de localisation du personnel. Notre manuel d'application mobile fournit un champ spécial pour une signature afin de confirmer que l'employé a examiné le document. Cela devrait suffire pour commencer à utiliser le nouvel outil.

Documents pour le logiciel de suivi GPS d'entreprise

Si vous envisagez d'inscrire expressément l'utilisation d'une application de suivi GPS dans vos documents internes, utilisez notre liste de contrôle. Il contient tous les documents et données dont vous aurez besoin pour décrire. Tout d'abord, dans votre document local (par exemple, le règlement intérieur de l'entreprise), indiquez l'utilisation d'un système GPS sur des appareils professionnels ou personnels : smartphones ou tablettes. Soulignez que cela est nécessaire pour le suivi de l'emplacement du personnel pendant la journée de travail. N'oubliez pas d'ajouter une clause stipulant que le traceur GPS doit rester allumé pendant les heures d'ouverture. Deuxièmement, nommez un employé par écrit qui sera responsable de la collecte et du traitement des détails de localisation. Il peut s'agir d'un gestionnaire immédiat, d'un superviseur ou d'un agent des ressources humaines. Naturellement, si l'équipe profite non seulement du suivi GPS, mais de toutes les autres fonctionnalités que l'application mobile a à offrir, c'est normalement le responsable immédiat qui surveille l'emplacement du personnel. Troisièmement, apporter des modifications associées au nouvel outil à la disposition sur les données personnelles. En règle générale, ceux-ci comprennent:

• des informations indiquant qu'un traceur GPS est utilisé dans le cadre d'activités professionnelles,

• les modalités de traitement des informations (collecte, stockage et exploitation),

• but de l'utilisation de l'outil,

• durée de conservation des informations,

• des précisions quant à savoir si les informations sont transmises à des tiers,

• comment les informations sont protégées,

• employés chargés de la collecte et du traitement des informations.

Quatrièmement, rédigez un formulaire de divulgation que vous utiliserez pour informer les employés du suivi de la localisation. Assurez-vous d'y inclure les noms des actes et les détails des décrets qui les ont approuvés.

"Nous recommandons également d'apporter les modifications appropriées aux contrats de travail, en notant que le logiciel est utilisé dans le but de remplir des engagements de travail et est équipé d'un traqueur de localisation (précisez ses fonctionnalités), qui doit être allumé pendant toute la durée du travail", recommande Ella Frost, conseillère juridique.

Une fois toutes ces étapes terminées, vous pouvez commencer à surveiller la localisation de vos employés à l'aide du GPS dans notre application mobile.

Comment présenter le nouvel outil à l'équipe

Les deux principaux objectifs de l'application 7DAYSTECHNO

sont d'améliorer la supervision « sur le terrain » et d'aider les employés à bien faire leur travail. Partagez avec votre équipe comment le nouvel outil bénéficiera à la performance globale. L'application mobile deviendra leur assistant à part entière lorsqu'ils travailleront dans les champs :

• Un planificateur pratique. Les informations sur tous les flux de travail sont stockées sur un smartphone ou une tablette : les tâches de la journée, les itinéraires optimaux vers les lieux et les détails du client.

• Partage d'informations en ligne. Tous les documents nécessaires sont facilement accessibles au collaborateur à tout moment (factures, présentations, instructions), tandis que les formulaires mobiles facilitent le transfert des données au bureau et évitent les déclarations papier.

• Records de temps et de kilométrage. Le logiciel enregistre automatiquement l'heure et le lieu d'achèvement des tâches, le temps de déplacement et la durée des trajets, ce qui signifie que la déclaration et le remboursement des frais de transport seront beaucoup plus transparents et simples.

Avantages supplémentaires pour le personnel

Les employés qui ont installé l'application mobile sur leur smartphone personnel demandent souvent si elle suit leur position à leur propre rythme ou surveille l'utilisation d'autres applications. La réponse est un non catégorique : il n'y a pas de surveillance en dehors des heures de travail. A cet effet, l'application propose :

• Programme. L'application 7DAYSTECHNO est livrée avec une fonctionnalité de base - un horaire, que l'employé peut ajuster en fonction de son horaire de travail actuel. À l'heure du déjeuner et à la fin de la journée de travail, le tracker 7DAYSTECHNO s'éteindra de lui-même et ne suivra pas l'emplacement de l'employé, puis il reprendra automatiquement.

• Contrôle manuel. Lorsqu'un employé termine sa journée de travail plus tôt ou demande un congé, il peut désactiver manuellement le suivi GPS. Cela sera automatiquement inscrit dans leur rapport de temps.

De cette façon, l'employeur n'envahit pas l'espace personnel des employés et ne contrôle rien d'autre que les processus de travail. L'objectif principal de 7DAYSTECHNO est d'améliorer l'efficacité de l'équipe de terrain, de sorte que le service n'utilise aucune technologie pour collecter "secrètement" des données.

Localisation des employés avec 7DAYSTECHNO

En résumé : conformément au Code du travail, le suivi de la localisation du personnel pendant les heures ouvrables à l'aide d'appareils GPS est autorisé. Cependant, l'employeur doit expliquer aux employés comment les informations sur leur localisation sont collectées et utilisées. Cela permettra des flux de travail plus fluides et un suivi plus précis des dépenses, y compris la compensation du carburant.