Nouvelle fonctionnalité "Transfert de fichiers": envoi instantané de photos, de fichiers et de signa

Les travailleurs mobiles peuvent rapidement échanger des informations avec leurs collègues de bureau. Les employés sont maintenant autorisés à transférer des photos, des fichiers et des signatures électroniques . En quelques clics, un courrier peut envoyer la signature du client après avoir livré le colis, un marchand envoie des photos des produits soigneusement affichés sur le comptoir, et un représentant peut transférer un fichier pdf avec un contrat signé.

A qui s'adresse le "Transfert de fichiers"? Comment ça marche? Comment analyser les données reçues? Pour répondre à ces questions, plongeons dans les détails.

Qui profite de la fonction de transfert de fichiers

Il existe de nombreux cas où la fonction "Transfert de fichiers" peut être utilisée. Regardons les plus communs.

Livraison par courrier : services postaux, livraison en ligne ou à domicile: pizza, eau, matériaux de construction. Par exemple, un courrier ou un chauffeur peut instantanément signaler des tâches terminées ou informer sur l'état du colis ou de la cargaison. Ainsi, les employés peuvent envoyer des photos des produits, des signatures des clients, ou joindre d'autres documents d'accompagnement dans la version électronique. C'est un processus très rapide et facile: les travailleurs peuvent envoyer des informations directement via leur smartphone ou leur tablette.

Services d'entretien : réparations ménagères (par exemple plombier, électricien); maintenance régulière (guichets automatiques, terminaux de point de vente, alarmes). Par exemple, un installateur de fenêtre peut envoyer une photo confirmant la qualité du travail effectué. En attachant simplement une photo, un plombier peut expliquer pourquoi la tâche n'a pas pu être complétée.

Commerce de gros : représentants des ventes, merchandisers. Merchandiser peut joindre des photos de placement de produit sur le comptoir, des contrats et des applications sous la forme de fichiers. Les commerciaux peuvent recevoir des commandes de clients dans des fichiers XLS et les envoyer ensuite au superviseur.

La fonctionnalité "Transfert de fichiers" permet de:

• Gagnez du temps et des efforts en réduisant la paperasserie . En quelques clics, les collaborateurs mobiles peuvent joindre tous les documents nécessaires via un smartphone ou une tablette.

• Envoyer instantanément des informations à un superviseur ou à des collègues en étant absent du bureau. Ainsi, la nouvelle fonctionnalité aidera les entreprises à augmenter un certain nombre de tâches accomplies avec succès, à éviter les cas de violations par les employés et à résoudre rapidement les problèmes contestés sur place.

• Prendre des mesures immédiates: les superviseurs et les opérateurs seront capables de réagir immédiatement aux situations imprévues: changer les itinéraires et les horaires de travail.

• Évaluer la charge de travail pour toute période. Toutes les informations sur chaque tâche sont stockées dans le système. Tout ce qu'il faut, c'est choisir la date désirée.

Comment ça marche

Tout d'abord, un directeur ou un superviseur crée des tâches pour les employés mobiles dans le système de surveillance. Les tâches peuvent être planifiées pour un jour, une semaine, un mois, etc. Après avoir écrit une description de la tâche, le superviseur ajoute un questionnaire ou le soi-disant formulaire. Vous pouvez en savoir plus sur les formulaires et leurs fonctionnalités dans l'un de nos articles précédents . Ensuite, un employé remplit les formulaires requis et joint des photos, des fichiers et des signatures électroniques directement à partir d'un smartphone ou d'une tablette, pendant ou après avoir terminé la tâche.

Images. Les composants de formulaire peuvent être facilement personnalisés. De cette façon, une image ainsi que d'autres composants peuvent être glissés n'importe où dans le formulaire. Par exemple, les superviseurs peuvent placer des champs «Image» au bas du document électronique pour que les employés puissent joindre des photos des points de début et de fin de  la tâche.

Lors de la création d'un formulaire, un superviseur peut définir le nombre de photos autorisées. Il devrait y avoir au moins une image, 6 photos d'affilée. Le nombre de lignes n'est pas limité, alors faites autant que vous le souhaitez.

Regardez l'image gif ci-dessus pour voir comment un superviseur peut joindre des images à un formulaire.

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Des dossiers. Créons un formulai

re pour un représentant et demandons-lui d'annexer des factures et des contrats après avoir visité chaque client.

Recevoir et analyser les données des "champs"

Pour analyser les résultats, un superviseur doit sélectionner le formulaire requis et examiner ses composants dans la section des soumissions. Par exemple, trouvons des photos attachées par l'employé particulier.

Ou fichiers:

Le rapport "Valeurs de formulaire de tâche" est un autre outil que vous pouvez utiliser pour analyser les données des formulaires remplis. Là, vous verrez le nombre total de photos, de fichiers et de signatures joints.

Toutes les informations concernant le formulaire complété peuvent être envoyées à son adresse e-mail ou par SMS. Si des photos ou des signatures sont jointes, elles peuvent être consultées en format pdf.

Transférer des fichiers pour améliorer la productivité du travail

La nouvelle fonctionnalité aidera à automatiser les flux de travail et augmenter la productivité quotidienne de chaque travailleur: employé, superviseur, opérateur ou directeur.

Il est désormais possible de collecter diverses données auprès des clients, de les envoyer instantanément à des collègues et de les analyser par la suite. Toutes les 3 étapes peuvent être faites directement à partir de l'interface intuitive: plus de paperasse et de malentendus avec les clients ou les collègues. Réagissez immédiatement aux différends et aux cas de force majeure - résolvez les problèmes immédiatement.

De plus, les tâches clairement définies et les rapports détaillés ne sont pas tous des bonus. Les superviseurs recevront également des données fiables sur la localisation GPS des employés, contrôleront la ponctualité et la durée de la visite, ainsi que le kilométrage et la consommation de carburant. Ainsi, vos clients auront le système complet pour contrôler les employés mobiles.